WHISTLEBLOWING POLICY 

1. Modalità di gestione delle segnalazioni

• Dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’RPCT ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante.
• Mantenere le interlocuzioni anonime con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni. 
• Dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute.
• Svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti.
• Dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento.
• Comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

2. Protezione della riservatezza dei segnalanti

• L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
• La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.
• La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

3. Protezione dei dati personali

• Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Spoleto in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
• Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
• Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

4. Accesso alla segnalazione

• L’art. 12, comma 8, del d.lgs. n. 24/2023 dispone che “la segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33”, senza prevedere deroghe o eccezioni.
• La disposizione trova applicazione soltanto nel caso in cui la segnalazione presenti tutti i requisiti previsti dal d.lgs. n. 24/2023, con particolare riferimento: (i) alla qualifica soggettiva del segnalante, che deve rientrare in una delle categorie elencate all’art. 3 del decreto; (ii) all’oggetto della segnalazione, che deve riguardare una o più violazioni tra quelle previste dall’art. 2, comma 1, lett. a), del decreto; (iii) ai destinatari della segnalazione e ai canali utilizzati per la sua trasmissione.
• Ove, diversamente, la segnalazione non ricada nell’ambito soggettivo e oggettivo di applicazione del d.lgs. n. 24/2023, come definiti rispettivamente dagli artt. 1 e 3 del decreto, ivi incluso il caso in cui la segnalazione sia anonima, la stessa dovrà essere trattata come segnalazione ordinaria. L’accesso dovrà, quindi, ritenersi consentito alle condizioni, e con le limitazioni, previste dalla disciplina generale di cui agli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 per quanto riguarda l’accesso documentale e difensivo, e agli artt. 5 e ss. del d.lgs. 33 del 2013 per quanto riguarda l’accesso civico.
• È importante notare che l’art. 12, comma 8, del d.lgs. n. 24/2023 si riferisce testualmente soltanto alle segnalazioni. Gli atti del procedimento avviato in ragione della segnalazione, pertanto, non sono sottratti all’accesso. Deve, tuttavia, essere garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, nonché delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione del procedimento (v. in particolare commi 2 e 7 dell’art. 12). Pertanto, i soggetti che ricevono una richiesta di accesso, una volta verificato il ricorrere delle condizioni e dei presupposti dell’accesso, dovranno valutare le soluzioni più adeguate, in relazione alle circostanze concrete, tra quelle previste dall’ordinamento (oscuramento/mascheramento di dati/informazioni, ovvero differimenti o limitazioni dell’accesso) al fine di tutelare la riservatezza dei soggetti interessati.

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